Rapat Efektif Menggunakan Lightning Decision Jam (LDJ)
Just keep it simple and don’t overthink it.
Seringkali kalau rapat, brainstorming, atau musyawarah mencari solusi dari sebuah masalah berakhir dengan posisi deadlock, ngabisin banyak waktu, nggak ada solusi dan stack no clue. Biasanya rapat organisasi kampus sering ngabisin waktu lama berjam-jam bahkan ada yang bisa nyampe subuh, and we usually feel proud of it, wkwk. Ternyata, biasanya rapat yang ngabisin banyak waktu itu gak nemu solusinya, karena fokus di masalah, bukan fokus mencari solusi masalahnya.
Penyebab utama dari kurang efektif brainstorming ini karena penyampaian pendapat tidak imbang dalam suatu forum. Banyak pendapat yang belum disampaikan sampai selesai sudah dijegal tanpa dipahami terlebih dahulu, serta tidak tersturuktur sesi brainstorming. Easy to get lost, lose focus and fall into the trap of having useless, open-ended, unstructured discussions.
Terus solusinya gimana kalau kayak gitu?
Replace all open, unstructured discussion with clear process.
Salah satunya lewat Lightning Decision Jam (LDJ), teknik problem-solving yang ringkas dan jelas tanpa harus banyak-banyak diskusi. LDJ dikemas secara efektif karena tahapan LDJ butuh waktu kurang dari 45 menit, serta jumlah orang di setiap grup diberi batas maksimal 8 orang yang bisa mencegah crowded, jadi diskusi akan berjalan dengan lancar.
LDJ terinspirasi dari Core principles of the Design Sprints:
- Work alone, but together with the team.
- Minimize discussion.
- Getting started is more important than being right.
- Dont rely on creativity: The process itself supports the team to create ideas.
Nah, ada juga alat & bahan yang harus dipersiapkan sebelum memulai tahapan LDJ, yaitu:
- Sticky-notes
- Pen
- Spidol
- Timer
- Plain paper
Selain ketemu langsung buat tempel-tempel menggunakan sticky-notes dan hal lainnya, ruang kolaborasi online seperti Mural juga bisa jadi alternatif ketika cuma bisa virtual meeting atau ingin less waste.
Berikut tahapan-tahapan Lightning Decision Jam (LDJ):
Step 1: Start with things that are working.
Mulai dengan menulis apa saja yang sudah berjalan baik dari topik masalah yang akan diselesaikan.
Lesson learned: you won’t actually end up using these sticky-notes going forward, but it’s really important to start with the positives for two reasons:
- Memikirkan hal-hal positif terlebih dahulu memudahkan untuk menemukan masalah yang sesuai di langkah selanjutnya.
- Jika kelompok langsung memulai dengan hal-hal negatif, suasana dapat dengan cepat berubah menjadi kritikan dan keluhan, daripada pemecahan masalahnya.
Step 2: Capture all the problems.
Masing-masing orang menulis di post-it semua tantangan, gangguan, kesalahan, atau masalah yang berhubungan dengan topik tanpa ada diskusi.
Step 3: Vote and Prioritize problems.
- Setiap anggota harus memberi 3 titik pada masalah yang dianggap paling relevan untuk diselesaikan, tanpa diskusi.
- Setiap orang dapat memberikan suara pada sticky-notes nya dan dapat memberikan lebih dari satu titik pada satu masalah jika dirasa butuh. Don’t use dots on the positive sticky-notes, only the problems.
3. Moderator mengurutkan sesuai dengan masalah yang paling banyak di-vote.
Step 4: Reframe the Problems Using “HMW”.
Masalah yang ditulis bentuknya freeform, untuk memudahkan mendapatkan solusi, moderator akan merefrase masalah yang sudah divote ke dalam bentuk standar menggunakan konsep How Might We (HMW).
Contohnya:
Masalah — Kantor terlalu berisik.
HMW —Bagaimana cara kita untuk mengakomodir orang-orang yang butuh fokus dan konsentrasi di kantor agar tidak terganggu dengan yang lainnya.
Step 5: Ideate Without Discussion.
Setiap anggota tim diberi waktu 5 menit untuk menulis beberapa solusi (1 per sticky-notes) untuk HMW, tanpa diskusi apa pun. Menghapus diskusi disini juga memastikan berbagai solusi. It’s important for the moderator to tell the team members here that we’re aiming for quantity over quality.
Step 6: Vote and Prioriteze Solutions.
Setiap anggota tim memberikan 3 dots dalam waktu 4 menit untuk memberi vote atas solusi yang dipikir paling baik untuk menyelesaikan HMW.
Moderator sekarang membuat daftar solusi berdasarkan urutan vote terbanyak. Abaikan hasil vote yang hanya satu suara. You will now have something that looks like this:
Step 7: Decide What to Execute On.
Setelah memiliki daftar solusi yang akan menyelesaikan masalah paling penting, kita juga harus mengetahui seberapa besar effort yang diperlukan untuk menjalankan solusi tersebut sehingga dapat memutuskan mana yang dapat dicoba dengan cepat dan mana yang mungkin membutuhkan waktu lebih banyak. Use this effort/impact scale to determine which solutions are simple enough to try right away, which are more effort and should be added to a project backlog, and which perhaps shouldn’t be addressed at all. Just ask “is the effort higher or lower?”.
The Results:
Step 8: Make Solutions Actionable.
Solusi yang terpilih di sweet spot (warna kuning) akan diambil dan meminta kepada yang menuliskan solusi tersebut untuk menulis tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk mewujudkan solusi tersebut yang dapat dieksekusi dalam waktu 1–2 minggu.
Jangan berkecil hati jika solusi tidak berhasil setelah beberapa minggu. Tidak semua solusi akan menyelesaikan masalah. Latihan ini dibuat agar tim terbiasa memecahkan masalah dan mencoba pendekatan tanpa terlalu banyak berpikir atau berdiskusi berlebihan.
Kesimpulannya adalah,
Structure and discipline create freedom.
Creative problem solving is the core of design. So give it the respect it deserves and cut out the wasteful, demoralising, fatigue-inducing discussion.
That’s it! Dalam waktu singkat, tim dapat menentukan masalah penting, mengidentifikasi solusi yang mungkin terjadi, dan memprioritaskan apa yang akan dieksekusi. Menariknya, hampir seluruhnya tanpa diskusi sehingga tidak memakan waktu banyak.
Semoga bermanfaat!
